Formas de Cobrança – Quais são as mais usadas?

Pagamentos atrasados e clientes inadimplentes são um grande risco para o fluxo de caixa de qualquer empresa. Por isso, é importante criar um sistema efetivo de cobrança para proteger o seu negócio e estimular um bom relacionamento com os clientes.

Há diversas formas de entrar em contato com devedores para uma negociação, como as ligações telefônicas, o SMS em massa, o e-mail, a carta cobrança, entre outras. Descubra as vantagens de cada uma das formas de cobrança e avalie como elas podem ajudá-lo a acabar com a inadimplência.

Cobrança Telefônica

A telecobrança é uma das formas mais utilizadas atualmente para cobrar devedores. Ela é uma ótima abordagem inicial, pois falar com a pessoa para informar sobre o valor exato da dívida e as opções de regularização é mais direto e eficiente do que enviar cartas e mensagens de texto.

Além disso, durante a conversa é possível investigar os motivos do cliente para estar negativado e avaliar as melhores soluções para o pagamento. Se ele(a) está com dificuldade de quitar o valor das parcelas, por exemplo, a empresa pode sugerir uma renegociação com mais parcelas de menor valor mensal.

Mas justamente por ser um contato direto entre a sua empresa e o devedor, é fundamental ter uma equipe treinada e preparada para lidar com pessoas. Além disso, seus funcionários devem estar orientados a tratar do assunto somente – e diretamente – com o devedor. Deixar recado ou abordar com terceiros, mesmo que familiares, pode causar constrangimento e infringir direitos garantidos pela lei.

SMS em massa e e-mail

Nos tempos modernos existem outras formas de cobrar devedores, como o envio de notificações por mensagens de texto no celular. O SMS em massa é enviado para o telefone de contato do cadastro e deve informar o motivo e o valor da dívida, a empresa credora e a empresa de cobrança, bem como os telefones para contato e regularização, entre outras informações.

As principais vantagens desse método são a abordagem prática e pouco invasiva, o baixo desgaste de quem cobra e a possibilidade de automação do sistema de cobrança. Em contrapartida, por ser uma ferramenta impessoal pode não transmitir o senso de urgência necessário e deve ser seguido de um follow-up telefônico.

Outra utilidade do SMS é preventiva: ao invés de esperar o não-pagamento, a empresa pode enviar mensagens para lembrar o cliente da data de vencimento da parcela ou da fatura, oferecendo inclusive benefícios ou vantagens caso pague com antecedência.

A lógica de funcionamento do e-mail de cobrança é semelhante. Embora reduza o desgaste e o custo para quem está cobrando, não há certeza de que a pessoa recebeu a informação (mudança de endereço eletrônico, e-mail filtrado como spam, etc.).

Por isso, também a cobrança por e-mail deve ser utilizada em associação com outras formas de contato. E como pela lei o consumidor tem o direito de não ser exposto ou submetido a constrangimentos e ameaças, recomenda-se utilizar uma linguagem amigável e colocar-se à disposição do cliente para auxiliá-lo a resolver as pendências.

Carta de cobrança

A carta de cobrança é tradicional. O documento é preenchido com informações como: valor da dívida, nome da instituição credora, nome da empresa de cobrança, dados para contato, opções de regularização e possíveis consequências caso a dívida não seja honrada.

O método facilita a localização de pessoas e apresenta elevado percentual de recuperação de crédito. A carta pode ser enviada para a residência ou endereço profissional, mas o envelope deve ser neutro e não indicar que se trata de cobrança, pois pode causar constrangimento ao cliente – e infringir a lei.

Além disso, após o envio da carta o devedor tem 10 dias para buscar a regularização. Caso contrário, a empresa pode negativar o CPF ou o CNPJ em órgãos de proteção ao crédito.

Existem outras formas ainda de contato, mas essas quatro são as principais. E lembre-se: sempre que houver dúvidas, consulte o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor (CDC), que orienta as boas práticas na cobrança de dívidas.

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